Herberg Systems aus Hamburg arbeitet an Charter.Works, einer neuartigen Softwarelösung für Schiffsbefrachter. Das Ziel: Vereinfachtes Auftragsmanagement basierend auf Informationsinput über E-Mails.
Eine tägliche Herausforderung im operativen Alltag von Brokern und Charterern ist das Bewältigen der E-Mail-Flut. Als Vermittler zw[ds_preview]ischen Ladungseigner und Schiffseigner liegt die Aufgabe des Befrachters darin, vom Verhandeln der Vertragsbedingungen bis hin zur Abwicklung des Auftrags für einen reibungslosen Ablauf zu sorgen.
Bei diesem Austausch entsteht eine Unmenge an E-Mails mit essenziell wichtigen Informationen, da die Parteien häufig in erster Linie schriftlich kommunizieren. Der Schiffsbefrachter muss die Übersicht behalten, eingehende Information schnell ver- und bearbeiten – und das bei einer Vielzahl paralleler Aufträge und Vorgänge.
Software wertet Mails aus
Mit der neuen Auftragsmanagement-Software Charter.Works unterstütze Herberg Systems Schiffsbefrachter dabei, diese Informationsflut zu managen. Die Funktionalität des Produkts beruhe auf eine sinnvollen und übersichtlichen E-Mail-Verwaltung. E-Mails werden an die Software weitergeleitet und nach Merkmalen und Attributen bestimmten Anfragen zugeordnet. Gleichzeitig können den Entwicklern zufolge anhand der Software optional Aufträge generiert, E-Mails beantwortet und geschrieben und der Auftragsstatus kontrolliert werden. Die erste Version soll im Sommer 2019 auf dem europäischen Markt verfügbar sein.
»Unsere Kunden stehen täglich vor der Herausforderung, eine Flut von Informationen schnell abzuarbeiten, einzuschätzen und weiterzuleiten. Das kostet viel Zeit und Energie. Wir wollen mit Charter.Works dazu beitragen, diese Arbeit entscheidend zu erleichtern«, sagt Jan Herberg, Managing Director von Herberg Systems.
CRM-Too und Karte mit Ladungspositionen integriert
Da im Arbeitsalltag auch Informationen über die Vertragspartner und die Positionen der Schiffe wichtig sind, ist ein Customer-Relationship-Management Tool in die Software integriert. Schiffs- und Ladungspositionen können ebenfalls im Programm auf einer Karte hinterlegt werden und sind so jederzeit abrufbar.
»Mit diesen Funktionen kann der Schiffsbefrachter schnell auf alle nötigen Informationen für den Auftrag zugreifen und somit schnellere Vertragsabschlüsse erzielen. Dabei ist es wichtig, dass die Informationen durch die Cloud-Software jederzeit an jedem Ort und auf jedem Gerät abrufbar sind. Somit fügt sich die Software reibungslos in den Arbeitsalltag der Schiffsbefrachter ein«, erklärt William Ludwig-Schulte, Sales Manger von Herberg Systems.
