Das dänische Unternehmen Logimatic will mit seiner Software Sertica das Flottenmanagement optimieren. Das Potenzial für Einsparungen ist groß. Wichtig ist im Vorfeld der Umstellung aber eine gründliche Planung
Transparenz erhöhen, Kosten senken, Zukunft gestalten: Beim Flottenmanagement wird intelligente Software immer wichtiger. Der Markt für computerbasierte Koordinaton wächst kontinuierlich[ds_preview]. Doch immer wieder tauchen Probleme auf: »Häufig stellen wir fest, dass die Datenqualität der Systeme zu gering ist oder die Kosten zu hoch sind. Außerdem arbeiten einige Reedereien mit verschiedenen Systemen, die nicht kompatibel sind. Solche Insellösungen führen dauerhaft zu enormen Herausforderungen. Denn der Datenaustausch leidet darunter. Es kommt zu Ressourcen-, Geld- und Zeitverschwendung«, sagt Claus Hein, International Sales Manager bei Logimatic.
Die dänische Software-Schmiede ist seit mehr als 25 Jahren am Mark. Die Sertica-Software lässt sich nach Unternehmensangaben auf allen Schiffstypen einsetzen. Auf mehr als 500 Schiffen auf der ganzen Welt ist Sertica bereits im Einsatz. Zu den Auftraggebern von Logimatic gehören Branchengrößen wie Clipper, DFDS, Torm, Trans-Mar-Supply, Ultraship und HS Schifffahrt. Das Prinzip der Software ist einfach: Auf dem Schiff werden Daten gesammelt und an die Stationen an Land übermittelt. Wartung (Planned Maintenance) und Flottenmanagement (Fleet Management) werden auf unter anderem diese Weise gesteuert. Die Lösung umfasst optional Erweiterungen für Docking, mobile Inspektionen, Certificate Management, Beschaffungsmanagement und Event Reporting. »So wissen Reedereien zu jeder Sekunde genau, wo sie stehen«, sagt Hein. Mit Sertica haben Reedereien jederzeit per Knopfdruck den aktuellen Überblick über den Zustand der gesamten Flotte. Alle relevanten Dokumente seien abrufbar – und machen so etwa die Hafenstaatkontrolle für die Crew »quasi zum Selbstläufer«, heißt es. Die Software wurde darüber hinaus eigens dafür entwickelt, auch bei instabilen Netzwerkverbindungen zu funktionieren. Eine gute Datenqualität ist damit gewährleistet.
Gründliche Planung
Zur Einführung einer leistungsstarken und umfassenden Management-Software gibt es keine Alternative – sie werde aber oft unnötig lange aufgeschoben. »Wir haben die Erfahrung gemacht, dass viele Unternehmen mit einem enormen Aufwand bei der Umstellung rechnen und einen Ausfall ihres Datenflusses befürchten. Beides ist aber nicht der Fall«, sagt Hein. Logimatic bringe die Erfahrung und das Know-how mit, um die Konfiguration und die Installation ohne Aussetzer vorzunehmen. »Wichtig ist eine gründliche Planung im Vorfeld des Projekts. Vor allem die Abstimmung zwischen den einzelnen Abteilungen des Unternehmens spielt hierbei eine zentrale Rolle«, sagt Hein. Die Umrüstung muss nicht sofort für die gesamte Flotte einer Reederei vorgenommen werden. »Viele Unternehmen ziehen es vor, einzelne Schiffe in Gruppen zu bündeln und sie nach und nach zu implementieren.
Andere Reedereien wollen die Software zunächst auf einem Schiff testen. So können übergangweise auch zwei Systeme parallel gemanagt werden. »Reedereien haben unterschiedliche Bedürfnisse. Sertica bietet deshalb maximale Flexibilität. Wir suchen immer die beste Lösung für jedes Unternehmen«, sagt Hein. Die Implementierung nehme nur wenig Zeit in Anspruch. »Für Clipper zum Beispiel konnten wir mehr als 30 Schiffe in nur sechs Monaten mit Sertica ausstatten«, sagt Hein.
Hilfe für Beschaffungs-management
Auch der Beschaffungsprozess soll mit Sertica vereinfacht werden. Das neu entwickelte Modul »Invoice Management« erfreue sich großer Nachfrage. Die benötigten Ersatzteile und Verbrauchsgüter müssen in der Regel nicht nur besonders schnell, sondern auch besonders günstig beschafft werden. Oft aber haben Einkaufsabteilungen mit arbeitsaufwendigen Papierunterlagen und mit Ineffizienz zu kämpfen. »Vielen Reedereien ist nicht bewusst, wie viel Geld sie in dem Prozess von der Beschaffung bis zur Bezahlung einsparen könnten. Mit geeigneter Technologie lassen sich die Probleme jedoch in den Griff bekommen und die substanziellen Einsparpotenziale im Beschaffungswesen realisieren«, sagt Claus Hein. Nur wenige Unternehmen haben bisher der Transformation sowie anderen wichtigen Geschäftsprozessen der Kreditorenbuchhaltung die gleiche Aufmerksamkeit gewidmet. Mit dem Sertica-Rechnungsbearbeitungsmodul können Reedereien jetzt diesem Mangel abhelfen.
Weniger Arbeit, mehr Ersparnis
Auch die Handhabung von Rechnungen gehört zum Portfolio. »Das neue Modul eröffnet die Möglichkeit, eintreffende Rechnungen automatisch mit den Aufträgen abzugleichen – der manuelle Arbeitsaufwand verringert sich dadurch in manchen Fällen um bis zu 80%«, erläutert Hein weiter. Das »Invoice Management« verbindet den Beschaffungsprozess mit der Buchhaltung und verschafft Reedereien somit eine bessere Kontrolle und Übersicht über den gesamten Transaktionszyklus. Zunehmende Automatisierung von der Bestellung bis zur Bearbeitung und Bezahlung der Rechnung sorgt für klare Sicht auf Cashflow und Verbindlichkeiten. Anwender erhalten mit Sertica Einblick in sämtliche Warenbewegungen an Bord und an Land – von der Bedarfsmeldung bis hin zur Bezahlung der Lieferantenrechnungen.
