Datenanalyse und Software senken Kosten durch einen präziseren Einkauf und bessere Kostenkontrolle

Der Einkauf unter Einsatz einer Kombination aus Datenanalyse und modernsten Software-Tools hat das Potenzial, Schifffahrtsunternehmen dabei zu helfen, sicherer und regelkonformer sowie effizienter zu arbeiten. Schiffsbesatzungen und andere Beteiligte werden dazu angeregt und ermutigt, Verhaltensweisen einzuführen, die Ihre betriebliche Effi[ds_preview]zienz insgesamt verbessern.

Die meisten Manager in den meisten Branchen würden heute zustimmen, dass die Daten- und Workflow-Automatisierung nicht mehr nur ein „Nice-to-have“, sondern ein absolutes „Must-have“ und somit ein wesentlicher Bestandteil eines Betriebsplans ist. Daten helfen Ihnen dabei, Erkenntnisse zu gewinnen, Möglichkeiten für mehr Effizienz zu erkennen und können Ihnen letztendlich dabei helfen, Kosten zu senken. Die Automatisierung von Schlüsselprozessen reduziert menschliche Fehler und verbessert die Verfügbarkeit und Genauigkeit der Daten, die als Entscheidungshilfe zur Verfügung stehen.
Dank Voyager Worldwide, dem maritimen Technologieunternehmen, gilt dies nun auch für die Seeschifffahrt.

Laut Voyager Worldwide, das die Ausgaben für die Navigation in der weltweiten Handelsflotte seit 2015 verfolgt, geben viele Reedereien immer noch zu viel für die Navigation aus. Gleichzeitig werden wichtige Compliance-Anforderungen übergangen, was zu vermeidbaren PSC- und Überprüfungsproblemen führt.

Hayley van Leeuwen von Voyager Worldwide erklärt: „Anhand unserer Daten können wir feststellen, welche ENCs und digitalen Publikationen Schiffe gekauft haben und wo Reedereien Einsparungen erzielen könnten. Unsere Daten zeigen, dass selbst die am besten geführten Flotten unausgeschöpfte Einsparmöglichkeiten haben, wenn es um Navigationsausgaben geht. In einem Fall haben wir Anfang dieses Jahres ein Schiff identifiziert, das in einem einzigen Monat unnötige ENCs im Wert von mehr als 900 US-Dollar gekauft hatte. Wir konnten ihnen die nötigen Daten und Instrumente an die Hand geben, um überhöhte Ausgaben zu bremsen und ihre Navigationsausgaben deutlich zu reduzieren.

Derartige Mehrausgaben summieren sich, aber die meiste Zeit bleiben sie unbemerkt, weil Unternehmen nicht über die Kombination aus Datenanalyse, die zu ihrer Aufdeckung erforderlich ist, und den bordeigenen Tools, die einen Just-in-Time-Einkauf auf Streckenbasis ermöglichen, verfügen. Häufig werden gleichzeitig auch die von Flagge und SOLAS vorgeschriebenen nautischen Veröffentlichungen vergessen, was die Unternehmen dann vermeidbaren PSC-Beobachtungen und möglichen Sanktionen aussetzt.“

Wie kommt es also, dass Reedereien, die sich normalerweise besonders auf das Management der Betriebskosten und die Einhaltung der Vorschriften konzentrieren, zu hohe Ausgaben für ENCs tätigen und dabei die Grundlagen für die Einhaltung der Vorschriften in der Schifffahrt vernachlässigen? Lassen Sie uns weiter ins Detail gehen und nur ein paar der Gründe dafür in der gesamten Branche betrachten:

• Gewohnheitskäufe: Einkäufe erfolgen nach wie vor gewohnheitsmäßig nicht handels- oder datengestützt. Viele Unternehmen haben keinen Zugang zu den Analyse-Tools, die erforderlich sind, um Schiffsbestände automatisch mit den Routen, den Anforderungen des Flaggenstaates oder den Anforderungen technischer Bibliotheken abzugleichen.
• „Nur für alle Fälle …“: Viele Schiffe führen weiterhin eine große Anzahl von Karten und Publikationen an Bord mit sich (auch in digitaler Form), nur für den Fall, dass sie in diesen Gewässern fahren müssen – und zwar genauso wie früher mit Papierkarten, ohne dabei die automatisierten Prozesse zu berücksichtigen, die es Schiffen heute ermöglichen, jederzeit und überall Zugang zu erforderlichen Daten zu erhalten.
• Fehlende Daten: Die Daten und Softwarelösungen, die für eine effiziente Verwaltung des Einkaufs und die Einhaltung von Vorschriften erforderlich sind, stehen dem Schiffsmanagement-Team oftmals gar nicht erst zur Verfügung.

Wie können Daten und Automatisierung also einen Unterschied machen? Voyager Worldwide arbeitet seit vielen Jahren mit Kunden zusammen und unterstützt sie dabei, ihre Gesamtkosten für die Navigation zu senken. Das Unternehmen erbringt Navigationsdienste für etwa 25 % der weltweiten Massengutfrachter-, Tanker- und Containerflotte und hat vier Schlüsselbereiche ermittelt, auf die sich Superintendenten der Schifffahrt und Einkaufsleiter konzentrieren können, um ihre Ausgaben zu senken.

FINDEN IHRE SERVICE-OPTION MIT DEM BESTEN PREIS-LEISTUNGS-VERHÄLTNIS

Angesichts der Vielzahl unterschiedlicher Serviceoptionen, die heutzutage zur Verfügung stehen – sei es PAYS, Festpreis, ein ECDIS plus ENC-Abonnement oder ein traditionelleres On-Demand-Modell – kann es schwierig sein, herauszufinden, welcher Service für Sie am besten geeignet ist. Beispielsweise lässt sich ein PAYS-Dienst leicht verwalten, jedoch zeigen die Daten, dass er für die meisten Schiffe Ihrer Flotte wahrscheinlich nicht die kostengünstigste Option ist.

Ein datengestützter Ansatz ermöglicht es Unternehmen, die beste Serviceoption auf der Ebene der einzelnen Schiffe zu ermitteln, die ihren Bedürfnissen am meisten entspricht, und dann den effektivsten Servicemix für die gesamte Flotte zu implementieren.

GENAUERE BUDGETPLANUNG

Historische Fahrdaten können verwendet werden, um Nutzungsmuster zu analysieren und vorauszusagen, wie hoch die jährlichen Ausgaben sein sollten. Dadurch kann das Schiffsmanagement die Navigationskosten genauer budgetieren. Diese Daten werden auch zunehmend verwendet, um andere Betriebskosten genauer vorherzusagen, die Budgetplanung zu unterstützen und die Planung von Wartungsarbeiten zu verbessern. Darüber hinaus liefert dieser Ansatz ein klares Bild der Anlagennutzung und eine Übersicht über eventuelle Trends.

PRÄZISERE BESCHAFFUNG AN BORD

Die Ausrüstung von Schiffen mit den Software-Tools, die es Offizieren ermöglichen, die von ihnen benötigten ENCs, Navigationskarten und Publikationen gezielt Route für Route zu kaufen, anstatt systematisch Lizenzen und Abonnements zu erneuern – unabhängig davon, ob der Inhalt für die bevorstehende Reise noch relevant ist –, trägt zur Senkung der Ausgaben bei. Das automatische Hochladen gespeicherter Routen ermöglicht es Schiffsmanagern nicht nur, Schiffe rund um die Uhr zu überwachen, sondern auch, Schiffsbestellungen mit geplanten Routen abzugleichen, um unnötige Einkäufe weiter zu reduzieren.

NUTZUNGSANALYSEN ZUR REDUZIERUNG VON ÜBERHÖHTEN AUSGABEN

Reedereien, die ihr Navigationszubehör von Voyager Worldwide kaufen, erhalten Zugriff auf eine einzigartige Nutzungsanalyse, die die Fahrdaten von Schiffen mit den von ihnen gekauften Produkten vergleicht. Auf diese Weise können überhöhte Ausgaben überprüft und von Akteuren an Land korrigiert werden.

Wie bei den meisten Dingen im Leben können Sie, sobald Sie Problemfelder identifiziert haben, mit der Behandlung der Ursachen beginnen und Ihre Fortschritte im Hinblick auf die Verbesserung der Leistung und die Optimierung Ihrer Ausgaben selbstverständlich messen. Es ist oft sehr zufriedenstellend zu sehen, wie viel Sie Monat für Monat bei Ihren Ausgaben für ENC und digitale Publikationen sparen.

In der digitalen Welt haben Daten zusammen mit Automatisierungssystemen das Potenzial, die meisten – wenn nicht sogar alle – Bemühungen um Compliance-Management und Kosteneffizienz zu untermauern. Der Einkaufsprozess hat sich verändert. Mit der digitalen Navigation kaufen Sie nicht mehr nur für den Fall oder auf Wunsch des Kapitäns Navigationszubehör … Sie kaufen genau das, was Sie brauchen, und zwar immer genau zum richtigen Zeitpunkt. Und das bedeutet, dass Sie nichts auf Vorrat kaufen müssen, was nicht den genauen Handels- oder Navigationsvorschriften eines Schiffes entspricht. Beim Einkauf im Navigationsbereich kann es jetzt darum gehen, genauer einzukaufen, Daten zum Verständnis von Budgetabweichungen zu nutzen und Bereiche zu identifizieren, in denen die Ausgaben überschritten werden und wo Einsparungen erzielt werden können.

Wenn Sie dies richtig angehen, können Sie sowohl sicherer und regelkonformer als auch effizienter arbeiten und Ihre Besatzungen und andere Akteure dazu motivieren und ermutigen, Verhaltensweisen anzunehmen, die Ihre betriebliche Effizienz insgesamt verbessern.